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Exchange Office Tipps & Tricks

Outlook-Suche im Exchange-Postfach für ältere Elemente schlägt fehl

Hat man den Cache-Modus in Outlook für ein Exchange-Postfach auf einen bestimmten Zeitraum begrenzt, muss die Suche für frühere Ergebnisse auf dem Server fortgesetzt werden. Dazu wird man meist in der untersten Zeile der Suchergebnisse dann aufgefordert. Fälschlicherweise kann es dann hier zu der Meldung kommen, dass der Server offline oder nicht erreichbar ist.

Server unavailable. 12 months of results shown.

Fehlermeldung auf Englisch

Ob der Server tatsächlich ein Problem hat, können Sie bei Exchange-Postfächern sehr einfach über die “Outlook Web App” prüfen. Wenn hier die Suche erfolgt, hat der Server normalerweise keine Probleme. Kommt es auch hier zu Fehlern, genügt es in den meisten Fällen, den Datenbank-Index neu aufzubauen. Das wollen wir aber in dem Fall nicht behandeln, wir gehen also davon aus, dass die Suche in OWA funktioniert.

Die Lösung, um die augenscheinliche Falschmeldung in Outlook zu beheben, ist mehr als seltsam. Bitte befolgen Sie folgende Schritte:

  • Klicken Sie per Rechtsklick links in der Ordnerübersicht auf Ihre Email-Adresse (also in der obersten Ebene)
  • Klicken Sie auf “Datendateieigenschaften….”
  • Klicken Sie auf “Ordnergröße…”
  • Wechseln Sie auf den Reiter “Serverdaten”. Hier müsste der Aufbau ein paar Sekunden benötigen.
  • Das war’s, sie können die Fenster wieder in umgekehrter Reihenfolge schließen.

Versuchen Sie im Anschluss die Suche erneut. Nun sollte die Schaltfläche wieder verfügbar sein, die es Ihnen ermöglicht, ältere Ergebnisse auf dem Server zu suchen.

Hat es Ihnen geholfen? Wir freuen uns auf Ihr Feedback!

Exchange-Postfächer in jeder Edition und Größe können Sie übrigens bei uns ganz unkompliziert buchen, schauen Sie mal vorbei unter: https://cloud4you.biz/cloud/kommunikation/hosted-exchange

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Clients Office Windows

Outlook 2016: Keeps asking for password

Lately we received a high amount of calls regarding issues with the repeatedly appearance of the password prompt of Outlook 2016. Our customers verified the correctness of their password by using OWA before, so this couldn’t be the root cause. Apparantly some clients were still able to send and receive mails, too.

As we actually did some infrastructural changes recently, we tried to find the cause of error on our Exchange-Infrastructure first. We’ve also enrolled the latest cumulative update, but no matter what we tried to do, the problem persisted.

What we could find out, was, that the problem came with Build 1711 of Outlook 2016. A downgrade to Build 1710 allowed us to get rid of that password prompt. So we’ve asked our customers to downgrade Outlook until we were able to find out the actual reason of this behaviour. Well, this didn’t work out well, most of the clients were updated over night to Build 1711 again…

This morning we found an reddit-post, that helped us a lot: https://www.reddit.com/r/sysadmin/comments/7pk33j/outlook_2016_password_prompt/

Apparently Microsoft patched in some changes for Office 365. The following registy-record:

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\X.0\Outlook\AutoDiscover]
"ExcludeExplicitO365Endpoint"=dword:00000001

prohibits requests to Office 365-Endpoints during the Autodiscover-Procedure. It seems like Outlook tries to authenticate itself on those servers, which – logically – doesn’t work as we have our own infrastructure.

We’ve also created a ZIP-Archive with registry-files for Outlook 2010 – 2016. So if you don’t want to add this entry manually, you can download and unzip the package from http://c4y.eu/passfix. Then you can run the file belonging to your Outlook version.

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3CX Third-Party Software

3CX Multinline TAPI auf Terminalserver einrichten

Multiline TAPI Installieren:

  • Zuerst müssen alle 3CX Plugins deinstalliert und anschließend der Terminalserver neugestartet werden.
  • Danach muss der Installer für die Multiline heruntergeladen werden.
  • Wenn Sie dann die Installation ausführen, erscheint ein kleines Fenster wo Sie die Nebenstellen Nummern und den Namen eintragen können.
  • Danach die aktuelle Version des 3CX Clients installieren.
  • Um die anderen Nebenstellen einzutragen, müssen sie die 3CXTAPI.ini unter C:\ProgramData\3CXMultiLineTapi editieren.
  • Es muss sichergestellt werden, dass es für jeden Benutzer in der INI-Datei, eine Windows Session gibt mit provisionierten Client des Benutzers.

Outlook Integration:

  • Für die Outlook Integration, muss in der Nebenstelle unter dem Reiter “Integration” die “Outlook.zip” ausgewählt werden.
  • Anschließend muss der Client neugestartet bzw. neu provisioniert werden.
  • Wenn Sie Outlook nun öffnen, dann wird die 3CX ein Plugin installieren wollen.
  • Dieses Plugin muss installiert werden, danach kann aus Outlook gewählt werden.

Mögliche Fehler:

  1. Sollte die TAPI einen Fehler werfen, kann es sein, dass es in der 3CXWin8Phone.user.config Datei einen Fehler gibt.
    • Wir hatten das Problem, dass hier im Text anstatt “Plugin” ->“Plugi” stand.
  2. Wenn Sie aus Outlook heraus wählen, und das Rufnummernformat nicht stimmt, dann müssen Sie folgendes tun:
  • Schauen Sie in der Anrufliste der 3CX nach, ob die 3CX das “+” bei “+49” möglicherweise nicht erkannt hat bzw. es eine Regel gibt welche das “+” abfängt.
    • Falls nicht, entweder
      1. eine Ausgehende Regel erstellen, welche dann aus “+” eine “00” macht.
      2. in dem Client unter “Konten” -> auf das Konto Klicken->  “Erweitert” -> ganz unten “+ ersetzen durch 00”.
  • Wenn Sie die falsche Vorwahl haben, müssen Sie dies in der Telefon und Modem Einstellungen ändern.
    • Hier gehen Sie zu diesen Einstellungen “Telefon und Modem” -> “Bearbeiten” und ändern die “Amtskennziffer für Ortsgespräche”  ab.
    • Ihnen wird in dem sich öffnenden Fenster unten angezeigt, wie die Nummer dann beim wählen aussieht, während Sie das Format ändern.
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Clients Office Windows

Reparieren Ihrer Persönlichen Ordner-Datei (.pst oder .ost) in Outlook

Merkmal

Outlook stürzt unerwartet ab und zeigt folgende Meldung:

AppName: Outlook.exe
AppVer: 14.0.4760.1000
ModName: Kernelbase.dll
ModVer: 6.1.7600.16385
Offset: 0003194b

Ursache

Diese Problem tritt bei dem Verfall der Outlook Dateien (.pst oder .ost) auf.

Lösung

Um dieses Problem zu lösen, nutzen Sie das “Tool zum Reparieren von Microsoft Office” um die Outlook Dateien zu reparieren.

1. Schließen Sie Outlook

2. Gehen Sie zu folgendem  Ordner:  C:\Programme\Microsoft Office\Office[Version]

3. Doppelklick Scanpst.exe

Unbenannt0

4. Klicken Sie im Dialogfenster “Tool zum Reparieren von Microsoft Office”  Durchsuchen.

Unbenannt

5. Wählen Sie Ihr Outlook Dateien (.pst oder .ost) aus, dann klicken sie Öffnen.

6. Klicken Sie im Dialogfenster “Tool zum Reparieren von Microsoft Office”  Start.

  • Bei Windows 7, Windows 10 und Windows Vista ist der Default Ort für die Outlook Dateien in Outlook 2010:

(.pst file)

C:\Users\username\Documents\Outlook-Dateien

Unbenannt1

(.ost file)

C:\Users\username\AppData\Local\Microsoft\Outlook

Unbenannt

Notiz: Um diesen Pfad für die .ost Datei zu sehen, müssen Sie die versteckten Dateien und Ordner sichtbar machen mit dn folgenden Schritten

1. Öffnen Sie die Ordneroptionen, indem Sie auf die Schaltfläche StartSchaltfläche  klicken, auf Systemsteuerung klicken, auf Darstellung und Anpassung klicken und dann auf Ordneroptionen klicken.

2. Klicken Sie auf die Registerkarte Ansicht.

3. Klicken Sie unter Erweiterte Einstellungen auf Ausgeblendete Dateien, Ordner und Laufwerke anzeigen, und klicken Sie anschließend auf OK.

7. Nachdem Ihre Datei gescannt wurde, überprüfen sie bitte die angezeigte Information des Dialogfensters “Tool zum Reparieren von Microsoft Office” .

Wichtig:  Setzen Sie den Hacken bei Sicherungskopie von geprüfter Datei vor Reparatur, damit das “Tool zum Reparieren von Microsoft Office” eine Backup Datei erstellt bevor es den Prozess der Reparatur startet.

Unbenannt2

8. Klicken Sie Reparieren.

9. Nachdem der Reparaturprozess abgeschlossen ist, klicken Sie OK.

Unbenannt3

Wenn der Reparaturprozess fertiggestellt ist, werden Sie folgende drei Dateien finden:

 File  Description
 filename.bak Das ist die ursprüngliche nicht reparierte Backup-Datei. Wenn sie auf diese Datei in Outlook zurückgreifen wollen, benennen Sie die .bak Datei um zu einer .pst Datei.
 filename.log  Dieses log file dokumentiert den Reparatur Prozess aufgeführt durch “Tool zum Reparieren von Microsoft Office”.
 filename.pst oder filename.ost  Dies ist die reparierte Outlook Datenbank Datei.

Unbenannt4

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Office SharePoint

Probleme bei der Synchronisation der Outlook-Kontakte mit dem SharePoint

Die Möglichkeit, eine öffentliche Kontaktliste im SharePoint (2010) anzulegen wird von vielen genutzt, um innerhalb des Unternehmens eine Synchronisation der Kontakte zu realisieren.

Nun hat man meistens schon zu diesem Zeitpunkt eine gepflegte Kontaktliste und würde diese gerne in den SharePoint zu integrieren.

Leider gibt es hier eine Einschränkung, welche dafür sorgt dass Kontakte mit einem abweichenden Format in der Website von “https://(www.)domain.tld” nicht synchronisiert werden. Nun kann man von Hand jeden Kontakt überprüfen und bearbeiten, was bei 100+ Kontakten tierisch nerven könnte oder aber man nützt folgendes Script, das die Sache für Sie erledigt:

Download: Prepare-Contacts-For-SP

Für die technisch interessierten hier das Script im Klartext:

"##########################################"
"#            cloud4you GmbH              #"
"#          Webseiten-Korrektur           #"
"##########################################"
""
"    Bitte als Administrator ausführen!!"
""
""
""
"  Die folgende Abfrage bitte bestätigen:"
""
set-executionpolicy remotesigned
""
""
"Sofern bestätigt, läuft das Script nun"
"durch."
"Sollte statt der Abfrage eine rote"
"Fehlermeldung gekommen sein, wurde das"
"Script nicht als Administrator"
"ausgeführt. Sollte dies der Fall sein,"
"müssen Sie es nochmals ausführen, "
"trotz Erfolgsmeldung unten."
""
""
$outlook = new-object -com outlook.application

$contacts = $outlook.Session.GetDefaultFolder(10)

$contacts.Items | % { if($_.BusinessHomePage -NotMatch "http://")
{
    $_.BusinessHomePage = "http://" + $_.BusinessHomePage
    $_.save()    
}}
""
""
"Die Bearbeitung der Kontakte ist abgeschlossen."
""
"Nun können Sie die Kontakte in den SP schieben,"
"natürlich nur, wenn nichts rot geschrieben war."